Inbox Zero Habits: cómo vaciar su bandeja de entrada de correo electrónico todos los días [30 DHC]

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El correo electrónico es una parte importante de la vida.

Ya sea que lo use para mantenerse en contacto con amigos o como parte del trabajo, usar el correo electrónico es una rutina diaria que la mayoría de la gente hace.

Desafortunadamente, el correo electrónico es a menudo una «pérdida de tiempo» que lo mantiene alejado de proyectos importantes y de la vida. Peor aún, a menudo causa mucho estrés. No es fácil relajarse y concentrarse en lo que realmente importa cuando su bandeja de entrada está llena de mensajes sin responder.

Ahora, si miras de cerca a muchas personas exitosas, verás que no se ven eclipsadas por miles de mensajes. su secreto? Practican un hábito llamado «reducción a cero de la bandeja de entrada», en el que vacían completamente su bandeja de entrada todos los días.

Entonces, para diciembre Desafío de hábitos de 30 días (30DHC), me fijé el objetivo de desarrollar un hábito diario de bandeja de entrada cero. (De hecho, lo he estado haciendo durante algunos meses, pero no comencé a rastrearlo «oficialmente» hasta diciembre).

En este artículo, discutiremos este hábito que mejora la productividad y algunas estrategias que puede usar para hacerlo de manera consistente.

30 de diciembre DHC – Práctica diaria Bandeja de entrada cero

Aquí hay una descripción general de este desafío de hábitos:

#1 – Razón

Como muchos empresarios, tengo un monton de Correo electrónico: a veces más de 100 mensajes al día. Sí, el número no es comparable con lo que han recibido algunas personas, pero aún así me lleva algunas horas.

Ahora me encanta saber de la gente, pero cada hora que paso en el correo electrónico significa que estoy perdiendo una hora en tareas comerciales importantes como escribir y comercializar. (Sí, lo sé hablando con los lectores Sí Marketing, pero no nos dividamos los pelos aquí. )

Durante un tiempo, he querido hacer lo que hacen algunas personas y declarar «bancarrota de correo electrónico», donde eliminaré todos mis mensajes y anunciaré que ya no responderé a los mensajes. Sin embargo, creo que esta es una estrategia peligrosa. Cuando la gente se toma el tiempo de escribirte, es justo responder.

Finalmente, me decidí por una estrategia más sensata: desarrollar el simple hábito de manejar los correos electrónicos de la manera más eficiente posible, lo que me llevó al concepto de Inbox Zero.

#2 – Descripción

Inicialmente, mi objetivo era tener cero bandejas de entrada todos los días en diciembre: 31 días en total.Si bien este objetivo es «factible», sé que hay días en los que no estaré frente a la computadora (como Navidad, eventos ocasionales de fin de semana y viajes de un día completo a la ciudad de Nueva York). he terminado con el hábito tendrá éxito 25 de 31 días.

Mientras tanto, he agregado algunos pequeños hábitos que ayudan a eliminar el estrés y la ineficiencia cuando se trata de correo electrónico:

Configure un script de reenvío de correo electrónico para centralizar todo mi correo en una sola bandeja de entrada.
Revisa el correo electrónico una vez (tal vez dos) al día.
Deshabilite la aplicación de correo electrónico en mi iPhone.
Deja de usar mi bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes. Programé la acción requerida o actué de inmediato.
Utilice la «regla de los dos minutos» para cada mensaje. Si puedo hacerlo dentro de este plazo, lo haré de inmediato.
«Tratamiento único» de cada mensaje. Cuando abro un mensaje, actúo. Hago lo que hay que hacer o registro la acción en una lista de tareas pendientes. Esto significa que los mensajes no se guardan en la bandeja de entrada para futuras consultas.
Cancele la suscripción a correos electrónicos sin sentido, no solo elimínelos.
Cree plantillas de respuestas a las preguntas frecuentes que recibo y luego personalícelas para cada una.
Di no a los proyectos/solicitudes que no sean 100% consistentes con lo que estoy haciendo actualmente.

Esta es solo una pequeña parte de todas las acciones que he tomado para desarrollar este hábito. Una vez que comencé a hacer esto a diario, encontré algunos trucos interesantes que me ayudaron a detener la marea de correos electrónicos.

#3 – Obstáculos

El mayor obstáculo sucedió mientras estaba de vacaciones. En el pasado, la mitad de mis sábados, domingos y viernes estaba libre. Dado que Inbox Zero Habits está relacionado con mi negocio, significa «trabajar» en mis días libres, incluso si solo paso 30 minutos. Mentalmente fue un desafío porque nunca me sentí realmente relajado.

Entonces, al final, decidí que la forma más fácil de hacerlo era enviar un correo electrónico a primera hora los sábados y domingos por la mañana, lo que básicamente reemplazó mi rutina de escritura por el resto de la semana.

#4 – Resultados

Logré Inbox Zero 28 de 31 días, tres días más de lo que esperaba.

¿La parte más genial?

Este hábito trae tres beneficios positivos…

En primer lugar, el tiempo total que dedico a los correos electrónicos se ha reducido drásticamente. Solía necesitar de 1 a 2 horas al día para procesar cada mensaje, ahora puedo hacerlo en 30 a 40 minutos al día.significa que tengo obtener Una hora de productividad por día.

Otro beneficio es que mis interacciones con los lectores han mejorado dramáticamente. Inbox Zero es como otra habilidad: una vez que lo haya hecho por un tiempo, puede tomar decisiones rápidas y dar a todos los mejores consejos. Además, puede responder a sus solicitudes dentro de las 24 horas, lo que ayuda a construir relaciones.

Finalmente, me deshice del mal hábito de estar atado a mi teléfono. Ya no reviso mi correo electrónico cuando estoy fuera. Ahora, la única vez que abro mi bandeja de entrada es cuando estoy frente a mi computadora preparándome para procesar cada mensaje.

#5 – Veredicto

¡Tómalo!

Lograr Inbox Zero todos los días es genial. Estás menos estresado y te sientes más en control de tu vida.Ambos beneficios son importantes a medida que crece otro hábitos positivos.

¿La desventaja de este hábito? Responder correos electrónicos en días libres puede ser una molestia. Entonces, decidí saltarme el correo electrónico un día a la semana.

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He aprendido mucho sobre Inbox Zero en los últimos meses. Si bien he desarrollado un marco decente que redujo a la mitad mi tiempo de correo electrónico, siento que hay mucho más que aprender sobre el proceso. Es por eso que tengo un objetivo simple en este momento: encontrar una manera de convertir el correo electrónico en un hábito fácil y sin estrés al que no tengas miedo todos los días.

Puede minimizar el tiempo que dedica al correo electrónico haciendo lo siguiente:

Deshabilite la aplicación de correo electrónico en su teléfono.
Revisa tu correo electrónico solo cuando estés listo para tomar acción.
Cree respuestas de plantilla para solicitudes comunes.
Tómese el tiempo para aprender un programa de correo electrónico como Gmail donde puede filtrar su correo.
Cancele la suscripción a correos electrónicos sin sentido, no solo elimínelos.
Use la «Regla de los dos minutos» para procesar cada mensaje
Deja de usar tu bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes.

Simplemente siga estas siete reglas durante el próximo mes y puede ahorrarse mucho tiempo dedicado a los correos electrónicos. Entonces puedes usar este tiempo extra para concentrarte en las cosas importantes de la vida.

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La información expuesta en este artículo es de índole informativo, se recomienda siempre comparar información con otras fuentes de internet, antes de tomar una decisión sobre cualquier aspecto.