Las organizaciones pasan mucho tiempo en reuniones durante todo el año. Las reuniones siempre deben ser significativas, organizadas y necesarias. Desafortunadamente, muchas de las conferencias en las que he estado no se ajustan a lo que un amigo me dijo una vez: «Las conferencias son personas sentadas y hablando sobre lo que deberían estar haciendo». podría trabajar en la oficina!
Creo que la reunión habría sido más productiva si hubiera estado precedida por una reunión de planificación a gran escala a principios de año. El propósito de esta reunión inaugural es que todos estén en la misma página para el próximo año.
Universidad de Atletismo de la Universidad St. Francis
Nuestro personal de tiempo completo en St. Francis Athletic se reúne cada año aproximadamente dos semanas después de los exámenes finales en mayo. Nos reunimos para repasar el año pasado y planificar el año que viene, comenzando a fines de julio, cuando nuestros atletas de otoño llegarán para la práctica de pretemporada. Hemos diseñado un plan simple pero completo para prepararnos para el próximo año. Nuestro personal de tiempo completo apartó cuatro horas de 8:00 am a 12:00 pm para planificar el nuevo año. Esto nos da 20 horas para hacer una cosa: planificar.
Como presidente de los Juegos, traje la agenda a la reunión. Nuestra prioridad es estudiar la agenda y agregar elementos importantes que se me escaparon. Luego recordamos el año anterior haciendo que cada persona revise sus objetivos. No recuerdo haber completado todas mis metas, así que las revisé primero. Al hacer esto, todos saben que está bien no lograrlo todo. Aquellos que no se materialicen pueden transferirse al próximo año.
La agenda se divide en dos áreas: ‘Prioridad’ y ‘Todos los demás asuntos’. Comenzamos discutiendo las prioridades, que son las cosas más importantes que tenemos que enfrentar en el próximo año. Luego desarrollamos planes de acción para cada prioridad.
Todos los demás elementos se refieren principalmente a establecer fechas para los eventos anuales que tenemos que planificar, como banquetes, eventos comunitarios/de recaudación de fondos, salidas de golf y todos los demás eventos relacionados con fechas. Estas fechas son importantes porque requieren la cooperación de otros departamentos universitarios ocupados, como el servicio de alimentos y mantenimiento. Cuanto antes proporcionemos estas fechas a nuestros departamentos asociados, mejores serán sus planes.
“La planificación se trata de traer el futuro al presente para que puedas hacer algo ahora.” – alan lagon
Mi trabajo es tomar notas extensas para nuestras discusiones para poder escribir nuestro documento de planificación anual. Este es un documento simple que describe los proyectos que debemos completar para el nuevo año. Luego enviamos los documentos a nuestro personal de tiempo completo y de medio tiempo.
Cada trabajador a tiempo completo escribe sus metas para el próximo año, especialmente integrando prioridades en esas metas. Tenemos más entrenadores de tiempo parcial fuera del campus que nuestro personal de tiempo completo. Se han enviado documentos de planificación a cada entrenador de tiempo parcial para que puedan leer antes de nuestras reuniones de personal de tiempo completo y tiempo parcial.
A mediados de julio, llevamos a cabo una reunión de todo el departamento. Cada empleado de tiempo completo describirá sus responsabilidades en los documentos de planificación. Al hacer esto, nuestros trabajadores a tiempo parcial tienen la oportunidad de leer la documentación antes de la reunión y luego escucharla mientras los trabajadores a tiempo completo presentan partes de su documentación.
Después de que nuestro personal de tiempo completo haya completado sus demostraciones, abrimos reuniones para el personal de medio tiempo para obtener su opinión. Siempre aportan puntos que nos faltan, que luego podemos añadir a nuestro plan. Este formato nos permite que todos enfrentemos el próximo año en la misma página.
Mientras tanto, nos reuniremos con nuestro personal de tiempo completo y obtendremos un informe de progreso sobre las metas de todos. También recibimos el informe final en la reunión de fin de año. Luego revisaremos las metas y comenzaremos el ciclo de planificación para el próximo año.
Este formato nos evita tener que reunirnos por el hecho de reunirnos. Nos reunimos cuando tenemos que planear un evento importante o cuando algo sale mal. Estas reuniones son a la vez organizadas y necesarias. El resto del tiempo, trabajamos en la oficina.
pensamientos finales
Con base en nuestra experiencia, le sugiero que considere las siguientes cuatro ideas:
- Le animo a que se reúna con su gente clave y escriba un documento de planificación anual.
- Los animo a compartir los documentos de planificación con todos ustedes.
- Le animo a que sus personas clave anoten que sus objetivos se alinean con sus prioridades.
- Si bien no lograrás todas tus metas todos los años, estoy seguro de que te sorprenderá todo lo que puedes lograr gracias a este formato.
Espero que encuentre algunos de nuestros detalles de planificación para incorporarlos a los suyos.
La información expuesta en este artículo es de índole informativo, se recomienda siempre comparar información con otras fuentes de internet, antes de tomar una decisión sobre cualquier aspecto.
