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Si tiene dificultades para comunicarse de manera efectiva con sus empleados, sus problemas pueden deberse a la falta de objetivos precisos más que a la falta de habilidades interpersonales. Una de las mejores formas de crear una buena base de referencia para su proyecto es utilizar objetivos SMART. La gestión de proyectos se basa en una planificación adecuada para ponerlos en marcha, y aquellos con objetivos ambiguos fracasan desde el principio.
Este artículo analiza cómo los objetivos SMART pueden mejorar los proyectos trabajando en ellos en partes más pequeñas y fáciles de entender.
(Nota al margen: una de las mejores maneras de obtener lo que quiere de la vida es crear y establecer metas INTELIGENTES. Para comenzar, Consulte esta hoja de trabajo imprimible gratuita y el proceso paso a paso que lo ayudará a establecer objetivos SMART efectivos.)
¿Qué son los objetivos SMART?
SMART es un acrónimo de «Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-bound». Estos cinco conceptos pueden convertir una tarea vaga en un conjunto preciso de pautas para obtener resultados óptimos. Al incluir objetivos SMART como parte de su estrategia de liderazgo, puede asignar mejor las tareas y promover buenos hábitos de crecimiento personal y profesional. A continuación se muestra una descripción general aproximada de cómo estos conceptos se relacionan entre sí y qué los hace excepcionalmente potentes para mejorar el rendimiento.
específico
Al centrarse en una sola tarea dentro de un objetivo más amplio, puede dedicar más tiempo y energía a solucionarlo que a pensar en sus requisitos previos. Si tiene una tarea vaga, puede dividirla en objetivos SMART tratando cada componente como un hito separado. La especificidad generalmente significa responder a la pregunta «¿quién?». «¿Qué?» «¿Cuándo?» «¿Dónde?» «¿Por qué?» para el concepto.
mensurable
Una de las formas más fáciles de perderse en un proyecto es la incapacidad de medir el progreso o el éxito. Al establecer pautas claras sobre lo que constituye una tarea y cómo se relaciona con el objetivo general, puede obtener una visión general más transparente de la tarea. Algunos programas son fáciles de medir mediante el uso de software de seguimiento interno o listas de verificación, etc. Otros pueden necesitar métricas de éxito más amplias o más vagas.
se puede cumplir
Al concentrarse en lo que puede hacer en este momento, puede comenzar a imaginar las posibilidades y los métodos necesarios para lograrlo. Una de las formas más rápidas de acabar con la motivación y la procrastinación es establecer metas inalcanzables que requieren pasos agigantados. Sin embargo, las metas alcanzables son más fáciles de delinear y medir, y no requieren mucho tiempo fuera de sus otras responsabilidades.
relacionado
La relevancia asegura que los objetivos se alineen con sus planes a largo plazo o valores personales. En la mayoría de los casos, solo significa apegarse a la tarea en cuestión y no desviarse demasiado de la meta original.
tiempo limitado
Al establecer una fecha límite clara para una tarea, es menos probable que posponga las cosas y estará más motivado para abordarla de frente. Algunos objetivos SMART se pueden lograr en solo unas pocas semanas, mientras que otros pueden llevar años, según su complejidad y alcance. Por lo tanto, las limitaciones de tiempo afectan directamente la viabilidad.
Cuando se combinan estos cinco factores, es fácil separar los planes imprecisos de los objetivos SMART.
¿Por qué los objetivos SMART son importantes para la gestión de proyectos?
Uno de los principales desafíos para los gerentes de proyectos es lidiar con objetivos vagos o indefinidos, lo que puede conducir a la expansión del proyecto. Esto es cuando el cliente solicita requisitos adicionales después de haber acordado el cronograma, el presupuesto y la fecha límite, lo que puede cambiar significativamente la viabilidad del proyecto. La expansión del proyecto requiere expectativas claras y un plan de colaboración adecuado para ser manejado de manera efectiva.
Las habilidades de gestión de proyectos están directamente relacionadas con su capacidad para crear planes a largo plazo, organizarlos en objetivos más pequeños y lograrlos de manera efectiva.
Los gerentes de proyecto también se enfrentan a objetivos vagos o indefinidos, lo que lleva a la expansión del proyecto.
Mediante el uso de objetivos SMART, los líderes de gestión de proyectos pueden convertir proyectos sobrecargados en tareas significativas y ordenadas. Esto se hace dividiéndolo en partes más pequeñas que tienen una redacción clara y concisa, y se pueden ajustar más fácilmente sobre la marcha sin interrumpir todo el proyecto.
Otra forma de mejorar sus habilidades de gestión de proyectos es trabajar directamente dentro de la empresa para mejorar la comunicación y la moral. Los objetivos SMART son una forma sencilla de desarrollar mejores hábitos, prácticas de trabajo y una base estable para el crecimiento profesional y personal.
7 ejemplos de objetivos SMART para la gestión de proyectos
1. Para mejorar la comunicación con los clientes actuales, futuros y potenciales, investigaré nuevas tecnologías de software colaborativo. Al implementar estas herramientas, podemos reducir los retrasos en la comunicación y mejorar la incorporación. El éxito se medirá por la mejora del tiempo de respuesta a los clientes durante los próximos tres meses.
pequeña: Los objetivos usan una redacción precisa para implementar nuevas herramientas de colaboración o comunicación para mejorar el tiempo de respuesta.
Metro: puede medir la eficacia de su programa mediante el seguimiento del tiempo entre la interacción con el cliente o la retroalimentación y la respuesta de su equipo.
Una: Si considera mejorar el tiempo de respuesta de su empresa a los clientes como el único indicador de éxito, entonces esta es una meta muy alcanzable.
R: si reduce el tiempo que lleva responder de manera efectiva a los clientes, puede mejorar la eficiencia general y reducir la cantidad de solicitudes redundantes o de seguimiento.
Tonelada: El límite de tiempo para este proyecto es de tres meses, lo que debería proporcionar tiempo suficiente para la investigación, las pruebas y la implementación.
2. Para mayor claridad, dividiré los proyectos según los clientes y los miembros del equipo que trabajan en ellos. Para hacer esto, crearé nuevos canales de comunicación y rastrearé las respuestas de comunicación en las herramientas de colaboración existentes. El objetivo es crear un canal para cada cliente importante en un mes.
pequeña: El objetivo establece claramente que se debe mejorar la comunicación basada en proyectos, no la comunicación en todo el equipo.
Metro: El progreso se puede medir rastreando cuántos canales de comunicación se abren y qué canales de comunicación se usan para qué clientes. Además, puede realizar un seguimiento de la frecuencia de comunicación y el compromiso general de los miembros.
Una: Este es un objetivo alcanzable, solo tómese el tiempo para configurar los canales y monitorearlos.
R: Los objetivos están directamente relacionados con la gestión de proyectos futuros al establecer nuevos hábitos para futuras referencias. Al completar sus objetivos, ahora tiene una base más sólida sobre cómo comenzarán las futuras comunicaciones del proyecto.
Tonelada: El objetivo es completar la transición a la nueva cartera de proyectos a finales de mes.
3. Para facilitar una mejor comunicación y aliviar las preocupaciones del personal, programaré revisiones semanales de los proyectos actuales durante un mes para asegurarnos de que estamos trabajando dentro de las limitaciones del cronograma y el presupuesto.
pequeña: El objetivo es aumentar la transparencia y la comunicación entre la alta dirección y los empleados a través de reuniones semanales como punto medio.
Metro: Los pasos medibles incluyen la cantidad de reuniones por mes, cuántos puntos en la lista de verificación del proyecto actual se completan entre reuniones y la satisfacción general del equipo utilizando estrategias como la votación anónima.
Una: Es fácil crear informes significativos y programar reuniones semanales para actualizar el progreso del proyecto.
R: Con el tiempo, esta comunicación asegura la transparencia y hace más manejables los proyectos futuros, especialmente si están relacionados o son similares a proyectos ya realizados dentro de este marco.
Tonelada: Es probable que esta sea una tarea continua, que lleve al menos un mes.
4. Me concentraré en desarrollar habilidades de comunicación entre equipos a través de ejercicios de creación de equipos, mejorando así las competencias de los miembros del equipo. El programa tiene como objetivo aumentar la satisfacción general de los empleados mediante la participación en actividades de formación de equipos fuera del sitio una vez al mes. Además, usaré encuestas anónimas y seguiré los canales de comunicación pública durante los próximos cuatro meses para medir el éxito.
pequeña: Los objetivos claros requieren una mejor comunicación en todo el equipo a través de actividades de formación de equipos fuera del trabajo.
Metro: La mejora de la comunicación y la satisfacción se miden mediante el aumento de la actividad del canal de comunicación y los resultados de las encuestas anónimas.
Una: Esto es lo que se puede lograr cuando se utilizan herramientas de colaboración modernas. Para las actividades, considere deportes al aire libre que no requieran una gran inversión de tiempo.
R: La comunicación mejorada del equipo puede mejorar directamente la productividad general.
Tonelada: El objetivo se extenderá durante los próximos cuatro meses.
5. Para mejorar mis habilidades de gestión de proyectos, realizaré un curso y asistiré a seminarios de la industria. Además, encontraré los mejores proyectos e investigaciones que funcionen mejor para mí consultando a mis superiores y compañeros.
pequeña: La mejora inmediata de las habilidades de gestión de proyectos es una tarea precisa con un esquema claro.
Metro: Puede medir directamente su éxito en el curso a través de la opción de seguimiento del curso. Además, puede medir su capacidad para mejorar en términos del rendimiento general de la empresa y la satisfacción de la alta dirección.
Una: Este es uno de esos objetivos que puede requerir una inversión de tiempo significativa y puede entrar en conflicto con los proyectos de la empresa, pero es alcanzable.
R: Inscribirse en cursos que mejoren directamente su conocimiento de la industria y mejoren aún más sus habilidades tendrá un impacto positivo en el desempeño.
Tonelada: El alcance de los objetivos dependerá de la duración del curso. El progreso del taller se puede rastrear mensual o trimestralmente.
6. Quiero mejorar la comunicación y la eficiencia en la empresa condensando las reuniones de personal. Las reuniones del personal ahora tendrán una agenda publicada públicamente, para que todos los participantes puedan prepararse con anticipación y presentar de manera más efectiva. Tendré una de estas reuniones de personal cada semana durante el próximo mes.
pequeña: El objetivo es mejorar la comunicación directa entre los miembros del equipo fomentando la participación significativa en las reuniones del personal. Solo se deben discutir los temas aprobados y publicados en la agenda.
Metro: puede realizar un seguimiento del número de reuniones de empleados, el número de reuniones antes y después del cambio y la duración de esas reuniones. Además, puede realizar un seguimiento de qué miembros del equipo están involucrados y presentes en estas reuniones, y con qué frecuencia las discusiones están fuera de tema.
Una: Este es un objetivo alcanzable. Los empleados pueden agradecer menos reuniones en general y más tiempo para concentrarse en sus proyectos.
R: Las reuniones de personal a menudo se consideran una pérdida de tiempo y dinero de la empresa. Mejorar la eficiencia del flujo de trabajo a través de reuniones bien planificadas puede tranquilizar a la alta dirección y a los empleados, al tiempo que aumenta la productividad general y crea pautas más claras para el progreso.
Tonelada: El objetivo es adaptarse al nuevo paradigma de reuniones en un mes.
7. Aumentaré el talento de nuestra empresa mediante la contratación de tres nuevos empleados en los próximos tres meses. Con este fin, lanzaré campañas de reclutamiento en los medios relevantes y revisaré a los candidatos con la ayuda del personal senior.
pequeña: El objetivo es adquirir nuevos talentos en la empresa a través de más empleados.
Metro: El progreso se mide en pasos, desde la creación de una campaña de contratación hasta la recepción de solicitudes y la entrevista de empleados potenciales.
Una: Contratar a tres nuevos empleados en tres meses no es una tarea difícil para la mayoría de las empresas.
R: Los nuevos talentos traen nuevas perspectivas e ideas. Una buena campaña de reclutamiento y un buen proceso de entrevistas asegurarán que encuentres a la mejor persona para el proyecto.
Tonelada: Tres meses es suficiente para tener éxito, mientras que un breve período de tiempo puede mantenerte motivado.
Reflexiones finales sobre los objetivos SMART de la gestión de proyectos
Al crear objetivos SMART a partir de objetivos vagos, puede construir mejores relaciones con la alta dirección y los subordinados. La comunicación mejorada y los objetivos claramente definidos reducirán la incertidumbre y proporcionarán impulsores para el cambio y el crecimiento dentro de la empresa. Además, los objetivos SMART pueden ayudar a entregar proyectos a tiempo y promover buenas prácticas comerciales, como la transparencia y la confiabilidad.
Ahora puede comenzar a implementar objetivos SMART para sus empleados e integrarlos en su vida diaria. Hay muchas maneras de comenzar, como organizar su entorno para asegurarse de que siempre esté motivado y concentrado en su trabajo.
Finalmente, si desea llevar sus esfuerzos de establecimiento de objetivos al siguiente nivel, Consulte esta hoja de trabajo imprimible gratuita y un proceso paso a paso que lo ayudará a establecer objetivos SMART efectivos.
La información expuesta en este artículo es de índole informativo, se recomienda siempre comparar información con otras fuentes de internet, antes de tomar una decisión sobre cualquier aspecto.
