6 ejemplos de objetivos SMART para coordinadores de eventos

6 ejemplos de objetivos SMART para coordinadores de eventos

Puede haber enlaces de afiliados en esta página, lo que significa que recibimos una pequeña comisión por cualquier artículo que compre. Como asociado de Amazon, obtenemos ingresos de las compras elegibles. Haga su propia investigación antes de realizar cualquier compra en línea.

Un coordinador de eventos tiene muchas responsabilidades que plantean desafíos específicos, incluida la contratación de la cantidad correcta de personal, el mantenimiento de un presupuesto, la creación de redes, el manejo del clima, la falta de experiencia, la falta de organización y más.

Sin embargo, el enfoque SMART le permite establecer metas que ayuden a superar estos desafíos. Este artículo analiza 6 ejemplos de objetivos SMART para coordinadores de eventos. Aunque estos son solo ejemplos, puede aplicar métodos y estructuras SMART para cualquier propósito que desee.

¿Qué son los objetivos SMART?

Antes de ver el ejemplo de objetivo SMART del coordinador de eventos, debemos comprender qué significa SMART. SMART es un acrónimo de un plan de acción de cinco pasos para superar cualquier desafío que pueda enfrentar.

SMART significa Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Con límite de tiempo. Si incorpora estas cinco áreas en su proceso de establecimiento de objetivos, debería tener éxito. Primero, veamos qué son los objetivos SMART.

  • específico: Estos objetivos deben ser precisos y claros. El objetivo final y cómo se logrará no debe ser ambiguo. No tiene sentido saber cuál es el objetivo sin saber cómo lograrlo.
  • Mensurable: Las metas deben ser medibles, especialmente el progreso que es probable que logres. Es necesario que haya un indicador cuantificable para saber que se ha logrado el objetivo.
  • Realizable: Los objetivos deben ser alcanzables, es decir, realistas.Establecer metas poco realistas e inalcanzables es uno de los mayores problemas que tienen las personas al establecer metas.
  • relacionado: Los objetivos que establezca deben ser relevantes para un propósito específico, en cuyo caso será superar los desafíos que enfrenta como coordinador de eventos.
  • tiempo limitado: Las metas que establezcas deben ceñirse a plazos o límites de tiempo. Esto le permite realizar un seguimiento de su progreso a lo largo del tiempo, lo que lo motiva a lograr los objetivos anteriores.

Si desea obtener más información sobre los objetivos SMART, le recomendamos que lea La guía definitiva para los objetivos SMART.

¿Por qué los objetivos SMART son importantes para los coordinadores de eventos?

Los objetivos SMART son fundamentales para superar los desafíos que puede enfrentar como coordinador de eventos. Entonces, ¿qué desafíos podría enfrentar en este rol?

Un problema es presupuestar su tiempo correctamente, principalmente dejando tiempo suficiente para programar actividades y hacer todo. Sin embargo, no tener espacio libre entre keynotes u otros eventos también puede ser un problema.

Además, otro problema al que se enfrentan muchos coordinadores de eventos es el presupuesto financiero incorrecto. Desafortunadamente, sobrepasar el presupuesto es un problema más frecuente de lo que la mayoría de la gente está dispuesta a admitir.

El descuido de recopilar detalles y datos para su campaña, como el retorno de la inversión, es otro problema. Pero, por supuesto, obtener ganancias o rendimientos también puede ser un desafío.

Los objetivos SMART son fundamentales para superar los desafíos que puede enfrentar como coordinador de eventos.

Además, otro problema común que se enfrenta es tener suficiente personal para atender adecuadamente el evento. Presentarte a más o menos personas de las que tenías planeado podría afectar tus planes.

La falta general de organización y coordinación entre varios gerentes, empleados, autónomos o contratistas también es un desafío. Como puede ver, la planificación y coordinación de eventos no es tarea fácil. Sin embargo, el enfoque de objetivos SMART puede facilitar su trabajo.

Estos desafíos se pueden abordar y superar utilizando el enfoque de establecimiento de objetivos SMART. Se trata de establecer objetivos específicos que se relacionen con el objetivo final. Además, implica medir qué tan cerca está de sus objetivos, especialmente de una línea de tiempo específica. El uso de objetivos SMART puede ayudarlo a cubrir todas las bases.

6 ejemplos de objetivos SMART para coordinadores de eventos

Ahora que sabes qué son los objetivos SMART, aquí hay 6 ejemplos de coordinadores de actividades. Si bien no todos estos objetivos se aplicarán a usted, la metodología es cómo debe crearlos todos.

1. Mi meta es tener al menos un 25% de aumento en la venta de boletos para el próximo evento dentro de un mes en comparación con el último evento que coordiné.Además, mejoraré la conciencia pública y las actividades de marketing, principalmente mediante el uso de redes sociales.

pequeña: El objetivo es sencillo: aumentar la venta de entradas en un 25 % del último evento al siguiente.

masculino: Este objetivo es medible porque puede comparar fácilmente la venta de entradas para un evento con otro con un cálculo simple.

A: Este objetivo es realista y alcanzable, ya que una mayor conciencia pública y el marketing deberían aumentar las ventas de entradas.

Respuesta: El aumento de la venta de entradas está directamente relacionado con la superación de los desafíos como administrador de eventos, especialmente en lo que respecta a la rentabilidad.

Teléfono: Este objetivo tiene un límite de tiempo porque el objetivo es aumentar las ventas para el próximo evento, en este caso, el próximo mes.

2. Mi objetivo es aumentar el beneficio generado por esta campaña en al menos un 5% con respecto a la campaña anterior. Un método que usaré es realizar una rifa donde los participantes pueden ganar premios. Si el primer sorteo tiene éxito, duplicaré el tamaño del sorteo para el próximo evento, lo que debería aumentar las ganancias en un 5 %.

específico: El objetivo era claro: aumentar las ganancias iniciales en un 5 % realizando un sorteo, duplicar el tamaño de los sorteos en eventos posteriores, y el primer evento fue un éxito.

Mensurable: Este objetivo es fácil de medir porque puede calcular fácilmente cuánto de su beneficio total proviene de este sorteo.

Realizable: Esto es fácil de lograr y muy realista. Un aumento del 5% no es mucho y la lotería es muy popular.

relacionado: Este objetivo está ligado a su éxito como coordinador de eventos, que a menudo está determinado por el ROI.

límite de tiempo: Este objetivo tiene un límite de tiempo, ya que el objetivo es aumentar las ganancias en un 5 % en el próximo evento y otro 5 % en el próximo evento.

3. Mi objetivo es comunicarme con todas las partes involucradas por correo electrónico y teléfono diariamente durante 7 días antes del evento para asegurarme de que todos estén preparados y organizados. En segundo lugar, para una organización adecuada, tendré una reunión con todas las partes interesadas en la mañana del evento. En tercer lugar, resumiré en detalle las responsabilidades de las distintas partes y el calendario al que deben adherirse. Esto incluirá proveedores, decoradores, oradores principales y cualquier otra persona involucrada.

pequeña: El objetivo es claro: garantizar una comunicación y organización óptimas para que el evento transcurra según lo previsto. Esta comunicación tendrá en cuenta las responsabilidades de todas las partes involucradas.

masculino: Este objetivo es medible porque puede enumerar fácilmente todas las partes relevantes con las que tiene que comunicarse y realizar un seguimiento de a quién ha contactado y a quién no ha contactado todavía.

A: Este objetivo es alcanzable y realista debido a lo fácil que es comunicarse y organizarse con algo tan simple como un teléfono inteligente.

Respuesta: Este objetivo es relevante porque la organización y la comunicación entre todas las partes involucradas es fundamental para el éxito del evento. En general, desarrollar una comunicación sólida es un buen hábito.

Teléfono: Este objetivo tiene un límite de tiempo, ya que la comunicación diaria debe realizarse al menos una semana antes del evento, con una reunión en la mañana del evento.

4. Para estar mejor organizado y preparado para todos los que se presenten, mi objetivo es implementar un sistema simple de RSVP diseñado para que las personas respondan al menos 48 horas antes del evento. De esta manera, puedo saber exactamente cuántas mesas y asientos necesito, cuánta comida necesito y cuánto personal de eventos necesito. Implementaré este sistema RSVP y lo activaré tan pronto como salgan a la venta las entradas para el próximo evento.

pequeña: El objetivo es claro: permitir una mayor organización a través de un sistema RSVP que requiere que los invitados respondan al menos 48 horas antes del evento.

masculino: Si bien este objetivo puede no ser medible, le permite medir cuántas personas asistirán al evento, lo que lo ayudará a organizar mejor sus objetivos generales.

A: Este es un objetivo alcanzable porque el sistema RSVP es bastante estándar.

Respuesta: Este objetivo está relacionado con el éxito del evento: es necesario saber cuántas personas hay para planificar el evento con precisión.

Teléfono: Este objetivo es oportuno porque implementa un sistema RSVP para su próximo evento. También es conveniente porque permite que las personas respondan a más tardar 48 horas antes del evento.

5. Aumentaré la cantidad de tiempo libre que tienen las personas entre un orador o evento y el siguiente, de 10 minutos a 15 minutos, para darles más tiempo libre para relajarse e interactuar entre ellos. Implementaré este cambio dentro de los 15 días cuando ocurra el próximo evento que estoy coordinando.

pequeña: El objetivo es claro: aumentar el tiempo de descanso entre actividades de 10 a 15 minutos para fomentar más tiempo para socializar, relajarse y socializar.

masculino: Este objetivo es medible porque necesita buenas habilidades de sincronización.

A: Este objetivo es alcanzable y realista, ya que agregar 5 minutos adicionales entre oradores o eventos no debería ser un desafío; es solo una programación simple.

Respuesta: Este objetivo es relevante porque muchas personas asisten a grandes eventos de networking.

Teléfono: Este objetivo tiene un límite de tiempo porque la clave es implementar esta estrategia en su próxima campaña.

6. Agregaré un 20 % más de personal a mi próximo evento (con aproximadamente la misma cantidad de asistentes, por supuesto) ya que mi último evento tuvo un 20 % menos de personal. El objetivo es tener al menos un miembro del personal por cada 50 asistentes. También tendré 5 empleados adicionales de guardia para los 250 asistentes imprevistos. Implementaré este cambio de personal de inmediato para garantizar que todos los eventos futuros cuenten con el personal adecuado.

pequeña: El objetivo es claro: aumentar la cantidad de personal en un 20 % para garantizar que haya al menos un miembro del personal por cada 50 invitados, con cinco empleados adicionales en espera si llegan más personas de las esperadas.

masculino: Este objetivo es medible porque puede comparar la cantidad de empleados disponibles en el último evento con la cantidad de personas que asistieron. Puede usar varias métricas, como el tiempo que lleva servir la comida a los invitados, para indicar si no tiene suficiente personal. Este objetivo es medible porque puede contar fácilmente un miembro del personal por cada 50 invitados.

A: Este objetivo es alcanzable porque muchas personas están buscando trabajo. Tener suficientes empleados para asistir a los eventos es una simple cuestión de prácticas de reclutamiento efectivas.

Respuesta: Este objetivo es relevante porque si no se tiene suficiente gente para realizar todas las funciones y aspectos necesarios, no se pueden tener actividades coordinadas.

Teléfono: Este objetivo tiene un límite de tiempo ya que su propósito es garantizar la dotación de personal adecuada para el próximo evento.

Reflexiones finales del coordinador del evento sobre objetivos inteligentes

El enfoque SMART organiza sus objetivos y prioridades de forma manejable. Definen un objetivo y un camino para lograrlo, cuánto tiempo tomará y cómo medir el éxito.

Esencialmente, la coordinación exitosa de eventos y los objetivos SMART van de la mano. Por lo tanto, si tiene problemas con su actividad, se recomienda este método de establecimiento de objetivos SMART.

Finalmente, si desea llevar sus esfuerzos de establecimiento de objetivos al siguiente nivel, Consulte esta hoja de trabajo imprimible gratuita y un proceso paso a paso que lo ayudará a establecer objetivos SMART efectivos.

La información expuesta en este artículo es de índole informativo, se recomienda siempre comparar información con otras fuentes de internet, antes de tomar una decisión sobre cualquier aspecto.